Per avere un’archiviazione dei documenti perfetta è necessario introdurre un metodo e portarlo avanti nel tempo. Per quanto il digitale ad oggi ci permetta di evitare di avere inutili carte in archivio, in ufficio siamo ancora sommersi da una gigantesca mole di documenti. Solitamente fatture, testi amministrativi, bollette e contratti oltre che schede compilate e non ancora digitalizzate.
In alcuni casi, una quantità eccessiva di carte può portare ad avere anche un disordine nella testa. Archiviare significa conservare e ottimizzare il posizionamento per ritrovarli in tempi rapidi, almeno in attesa al passaggio finale della smaterializzazione delle pratiche.
Quali sono gli strumenti di archiviazione?
I documenti devono essere messi in ordine con un criterio. Servono strumenti che con un costo limitato permettano ottime ricerche. Vediamo insieme cosa serve per avere un’archiviazione dei documenti fatta bene:
- Buste trasparenti: non si piegano, preservano il documento dalle macchie e dagli strappi e sono compatibili con i faldoni e i raccoglitori ad anelli
- Cartelle: in plastica o in cartoncino, si impiegano per raggruppare quantità consistenti di documenti dello stesso
- Cartelle sospese: supporti che consentono la consultazione diretta e si mettono in armadi appositi con binario
- Raccoglitori ad anelli: sono i più diffusi, hanno copertine rigide e 3 misure principali – protocollo 28,5 x 35 x 5 cm, mezzo protocollo 28,5 x 19 x 8 cm e commerciale 28,5 x 32 x 5 cm, per fogli A4 c
- Faldone: frequente nei tribunali e in altri enti pubblici, è un contenitore a cartella chiusa con 3 lati e fettucce di cartone vetrificato
- Scatole per archivio: contengono i faldoni e possono essere inserite in armadi dedicati
- Etichette e separatori: consentono di identificare il blocco di archivio
Metodi per l’archiviazione dei documenti
Per riconoscere rapidamente i documenti vanno messi in un ordine, alfabetico o numerico.
- Numerici: progressivi o con numerazione composta come 4/bis, 4/a o 4/1. Il rischio è quello di avere troppi sottocampi
- Alfabetici: si usa l’ordine delle lettere. I problemi più diffusi sono l’iniziale dominante fra nome o cognome, errori di denominazione per società, articolo determinativo e titolo prima della denominazione, che vanno omessi o ignorati (scrivendoli in piccolo)
Se i documenti sono pochi il problema non si vede, ma con decine di faldoni e di cartelle è necessario seguire delle buone pratiche.
- Ordinato: lo spazio di archiviazione non dovrebbe essere dentro l’ufficio, ma vicino e facilmente accessibile. In uno spazio luminoso e senza seconde file di documenti sugli scaffali.
- Pulito: in molti casi è un ambiente polveroso e tenerlo sempre pulito evita ospiti indesiderati che mangiano la carta e brutte allergie durante le ricerche.
- Formalizzato: la carta chimica solitamente sbiadisce. Per gli scontrini è necessaria una fotocopia, i documenti piccoli vanno pinzati su A4. Sempre da evitare formati superiori, tranne nel caso di progetti che vanno all’interno di tubi.
Tenere in ordine i propri documenti non è molto semplice, ma basta seguire dall’inizio una linea guida e portarla avanti negli anni, noi ne sappiamo qualcosa!
